Ein gesetzlich vorgeschriebenes Zertifikat für KI-Kompetenz gibt es nicht. Belastbar wird der Nachweis durch eine einfache Beweiskette: eingesetzte KI-Systeme und betroffene Rollen erfassen, den Kompetenzbedarf risikobasiert ableiten, passende Maßnahmen durchführen und Inhalte, Zeitpunkt, Teilnehmende sowie Auffrischungen dokumentieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Nicht das Zertifikat allein, sondern die nachvollziehbare Herleitung der Maßnahme ist entscheidend.
- Eine KI-Inventur und Rollenmatrix verbinden Schulungsbedarf mit dem realen Einsatzkontext.
- Teilnahmestatus, Inhalte, Lernziele und Versionsstand gehören in die Dokumentation.
- KI-Kompetenz ist ein fortlaufender Prozess und sollte bei neuen Tools oder Risiken aktualisiert werden.
Was ein belastbarer Nachweis wirklich zeigen sollte
Artikel 4 enthält keine Formularpflicht und kein vorgeschriebenes Zertifikat. Ein guter Nachweis beantwortet stattdessen eine logische Folge von Fragen: Welche KI wird genutzt? Wer arbeitet damit? Welche Kenntnisse sind dafür erforderlich? Was hat das Unternehmen unternommen - und wann wird die Angemessenheit erneut geprüft?
Diese Herleitung ist wichtiger als ein dekoratives Zertifikat. Eine Teilnahmebescheinigung belegt, dass jemand an einer Maßnahme teilgenommen hat. Erst der Kontext zeigt, warum diese Maßnahme für Rolle und Einsatz angemessen war.
Schritt 1: KI-Inventur statt Blindflug
Beginnen Sie mit einer schlanken Übersicht der tatsächlich eingesetzten KI-Systeme. Neben offiziell beschafften Anwendungen gehören dazu KI-Funktionen in Standardsoftware und bekannte Fälle eigeninitiativ genutzter Werkzeuge. Perfektion ist für den Start nicht nötig; eine gepflegte Arbeitsliste ist besser als ein monatelanges Inventurprojekt.
| Feld | Beispiel | Nutzen für den Nachweis |
|---|---|---|
| KI-System | Textassistent | grenzt die betrachtete Nutzung ein |
| Zweck | Entwürfe für Kunden-E-Mails | macht den Kontext sichtbar |
| Nutzende Rollen | Vertrieb, Kundenservice | bestimmt die Zielgruppe |
| Daten | Kontaktdaten, Vertragskontext | zeigt Schutzbedarf und Risiken |
| Entscheidungswirkung | Mensch prüft vor Versand | ordnet Verantwortung und Kontrolle ein |
| Freigabestatus | freigegeben mit Leitplanken | verknüpft Lernen und Governance |
Schritt 2: Rollen und Kompetenzbedarf verbinden
Artikel 4 verlangt eine kontextbezogene Betrachtung. Deshalb sollte ein Basiskurs das gemeinsame Fundament legen, während besondere Rollen zusätzliche Inhalte erhalten. Eine einfache Matrix reicht häufig für den Anfang.
| Rolle | Typische Nutzung | Sinnvolles Lernniveau |
|---|---|---|
| Alle KI-Nutzenden | Text, Recherche, Zusammenfassung | Grundlagen, Risiken, Prüfung, Leitplanken |
| Führungskräfte | Freigaben und Prozessentscheidungen | Basis plus Governance und Aufsicht |
| HR / Recruiting | personenbezogene Entscheidungen | Basis plus Datenschutz, Bias und Hochrisiko-Prüfung |
| IT / Entwicklung | Integration und Betrieb | technische Risiken, Monitoring, Dokumentation |
| Compliance / Datenschutz | Kontrolle und Beratung | Rechtsrahmen, Risikoklassifizierung, Nachweise |
Das kompakte Nachweispaket: 7 Bausteine
Unternehmen brauchen kein neues Bürokratiemonster. Ein kleiner, konsistent gepflegter Ordner oder digitaler Prozess kann die wesentlichen Belege bündeln.
- 01KI-Inventur
System, Zweck, Rollen, Datenarten, Risiko und verantwortliche Stelle.
- 02Rollen- und Bedarfsmatrix
Welche Personengruppe braucht welches Kompetenzniveau - mit kurzer Begründung.
- 03Maßnahmenplan
Basiskurs, Leitfäden, Sprechstunden oder rollenbezogene Praxisübungen.
- 04Lernziele und Inhalte
Was Teilnehmende nach der Maßnahme wissen und sicher anwenden können sollen.
- 05Durchführungsnachweise
Teilnehmende, Datum, Dauer, Abschlussstatus und - sofern genutzt - Testergebnis.
- 06Versions- und Quellenstand
Welche Kursversion und welcher fachliche Stand wurden vermittelt?
- 07Review-Protokoll
Wann wurde der Bedarf zuletzt geprüft und wodurch wird eine Aktualisierung ausgelöst?
Welche Rolle spielen Test und Zertifikat?
Weder ein Abschlusstest noch ein Zertifikat sind in Artikel 4 als Pflichtformat genannt. Trotzdem haben beide einen praktischen Wert: Ein kurzer Wissenscheck gibt Lernenden Rückmeldung und liefert dem Unternehmen einen zusätzlichen Hinweis auf Verständnis. Eine Teilnahmebescheinigung macht den individuellen Abschluss leicht auffindbar.
Dokumentieren Sie nicht „Artikel 4 vollständig erfüllt“, nur weil eine Person einen Basiskurs abgeschlossen hat. Präziser ist: „Basisschulung als Maßnahme des KI-Kompetenzprogramms abgeschlossen“. Ob das Gesamtprogramm angemessen ist, hängt vom konkreten Einsatz und den Rollen ab.
12-Punkte-Checkliste für HR und Compliance
- 01
Verantwortliche Stelle für das KI-Kompetenzprogramm benannt
- 02
eingesetzte und geduldete KI-Systeme erfasst
- 03
Nutzungszwecke und betroffene Personengruppen beschrieben
- 04
betroffene interne und externe Rollen identifiziert
- 05
Vorkenntnisse und rollenbezogene Risiken berücksichtigt
- 06
gemeinsame Lernziele für die Basisschulung definiert
- 07
Vertiefungsbedarf für sensible Rollen festgelegt
- 08
Kursinhalte, Dauer und Quellenstand archiviert
- 09
Einladung und Teilnahme datensparsam dokumentiert
- 10
Abschlussstatus oder Wissenscheck nachvollziehbar gespeichert
- 11
Umgang mit Nichtteilnahme und neuen Mitarbeitenden geregelt
- 12
Review-Termin und anlassbezogene Aktualisierung festgelegt
Beispiel für einen schlanken Dokumentationseintrag
Maßnahme: KI-Kompetenz nach EU AI Act - Basiskurs
Zielgruppe: Beschäftigte, die freigegebene generative KI für Texte, Recherche oder Zusammenfassungen nutzen
Lernziele: KI-Grundlagen einordnen, typische Risiken erkennen, Ergebnisse prüfen und betriebliche Leitplanken anwenden
Format / Umfang: E-Learning, ca. 35 Minuten, sechs Kapitel, Wissenscheck
Version / Stand: Kursversion 1.0, fachlicher Stand Juli 2026
Nachweis: Einladung, Abschlussstatus, Datum, optional Testergebnis und Teilnahmezertifikat
Ergänzungen: interne Vertiefung für HR und Führungskräfte; unternehmensinterne KI-Richtlinie
Nächste Prüfung: bei neuem KI-System, geänderter Nutzung oder fachlicher Änderung; spätestens zum internen Review-Termin
Der kijuno Basiskurs zur KI-Kompetenz ist für diesen ersten Baustein konzipiert: 35 Minuten, Wissenscheck, Zertifikat und Bereitstellung als SCORM-Paket oder in der kijuno Cloud.
Wann muss KI-Kompetenz aktualisiert werden?
Die Verordnung nennt kein starres jährliches Intervall. Die Bundesnetzagentur beschreibt den Kompetenzaufbau jedoch als dynamischen und kontinuierlichen Prozess. In der Praxis sollten mindestens anlassbezogene Auslöser definiert werden:
- Ein neues KI-System oder eine wesentliche neue Funktion wird eingeführt.
- Ein System wird für sensiblere Daten, Personen oder Entscheidungen verwendet.
- Eine Person wechselt in eine Rolle mit höherem Risiko oder mehr Verantwortung.
- Ein Vorfall oder wiederkehrende Fehler zeigen eine Kompetenzlücke.
- Rechtslage, behördliche Orientierung oder interne Richtlinie ändern sich.
Zusätzlich ist ein regelmäßiger kurzer Refresher sinnvoll. Er sollte nicht einfach den Basiskurs wiederholen, sondern neue Beispiele, geänderte Leitplanken und beobachtete Fehler aus dem Arbeitsalltag aufgreifen.
Häufige Fragen
Wie kann ein Unternehmen KI-Kompetenz nachweisen?
Sinnvoll ist eine dokumentierte Kette aus KI-Inventur, betroffenen Rollen, Kompetenzbedarf, durchgeführten Maßnahmen, Inhalten, Zeitumfang, Teilnehmenden und geplanten Aktualisierungen. Die Bundesnetzagentur empfiehlt ausdrücklich eine gute Dokumentation.
Reicht eine Teilnahmebescheinigung als Nachweis aus?
Sie ist ein hilfreicher Beleg, zeigt allein aber nicht, warum Inhalt und Tiefe für den konkreten Einsatz angemessen waren. Ergänzen Sie sie mindestens um Lernziele, Kursversion, Zielgruppe und Bezug zu den genutzten KI-Systemen.
Muss der Lernerfolg geprüft werden?
Artikel 4 schreibt keinen bestimmten Abschlusstest vor. Ein Wissenscheck kann jedoch plausibel machen, dass Inhalte nicht nur bereitgestellt, sondern verstanden wurden, und verbessert die interne Qualitätssicherung.
Wie lange müssen Schulungsnachweise aufbewahrt werden?
Artikel 4 nennt keine eigene feste Aufbewahrungsfrist. Unternehmen sollten eine Frist anhand ihrer Compliance-, Datenschutz- und Personalprozesse festlegen und die gespeicherten personenbezogenen Daten auf das notwendige Maß begrenzen.
Wie oft sollte KI-Kompetenz aufgefrischt werden?
Es gibt kein starres gesetzliches Intervall. Eine Aktualisierung bietet sich bei neuen KI-Systemen, veränderten Rollen, neuen Risiken oder rechtlichen Änderungen an; zusätzlich kann ein regelmäßiger Refresher sinnvoll sein.
Quellen und Rechtsstand
Rechtsstand dieses Beitrags: 18. Juli 2026. Der Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
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